Ajoutez tous vos bénévoles d’un coup depuis un fichier Excel ou CSV, avec leurs équipes et leurs coordinateurs.
Si votre liste de bénévoles est déjà dans un tableur, importez-la en une fois plutôt que d’inviter chaque personne.
Vous devez être Responsable de l’organisation. Un import accepte jusqu’à 1000 lignes, et vous pouvez lancer 3 imports par heure.
1
Ouvrez l'import
Dans l’onglet Membres, ouvrez le menu Actions, puis cliquez sur Importer des membres.
Le menu Actions de l'onglet Membres
2
Préparez votre fichier
Cliquez sur Télécharger le modèle pour obtenir un fichier Excel déjà au bon format, puis remplissez une ligne par bénévole. Prénom, Nom et Email sont obligatoires. Téléphone, Équipe et Coordinateur sont facultatifs.
Le format attendu et le modèle à télécharger
3
Déposez le fichier et vérifiez l'aperçu
Déposez votre fichier .xlsx ou .csv. Benevolus affiche le nombre de lignes valides, les lignes ignorées avec leur motif, et les équipes qui seront réutilisées ou créées. Rien n’est encore enregistré à cette étape.
L'aperçu du fichier avant import
4
Lancez l'import
Cliquez sur Importer N membre(s). Le rapport indique les comptes créés, les coordinateurs désignés, les équipes créées et les lignes ignorées. Chaque personne créée reçoit son email d’invitation.
Le rapport d'import
La colonne Coordinateur : laissez la cellule vide pour un simple bénévole, ou saisissez Oui pour désigner la personne comme coordinatrice. Le modèle propose la valeur dans une liste déroulante, et une croix x ou un 1 fonctionnent aussi. Un coordinateur gère les postes, les créneaux, les inscriptions, les équipes et les communications de l’organisation, mais il ne crée, ne publie ni ne supprime d’événement et n’invite pas de membres. Voir les différents rôles.
Une personne déjà membre de votre organisation n’est jamais dupliquée : elle est comptée comme déjà membre et ne reçoit pas d’email. Ses colonnes Équipe et Coordinateur sont quand même prises en compte, ce qui permet de réorganiser vos équipes avec un simple import. Une personne qui a déjà un rôle supérieur, Responsable ou Super Administrateur, n’est jamais rétrogradée.
Tant qu’une personne importée n’a pas activé son compte, sa carte affiche le badge Compte non activé : vous pouvez relancer son invitation depuis la liste des membres. Une personne qui avait déjà un compte Benevolus affiche Invitation en attente jusqu’à ce qu’elle accepte.
