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Un t-shirt dès 4 heures de bénévolat, une boisson chaude chaque jour travaillé, un repas de remerciement à 10 heures : les contreparties sont ce que vos bénévoles reçoivent en échange de leur engagement. Vous les définissez sur chaque événement, et Benevolus calcule qui y a droit et combien en commander.
Vous devez être Coordinateur ou Responsable de l’organisation, et votre organisation doit avoir le module Contreparties (voir Plans et tarifs). Sans le module, l’onglet Contreparties présente la fonctionnalité sans permettre d’en créer.

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Créer une contrepartie

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Ouvrez l'onglet Contreparties

Ouvrez l’événement, puis l’onglet Contreparties, et cliquez sur Créer une contrepartie.
L'onglet Contreparties d'un événement, avec le bouton Créer une contrepartie

L'onglet Contreparties du Festival du café

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Nommez-la et dites où la retirer

Saisissez le Nom de la contrepartie, par exemple « T-shirt du festival ». Dans Description et lieu de retrait, indiquez où et quand la chercher : c’est la question la plus posée le jour J.
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Fixez la condition

Choisissez la Base de temps et le Seuil de temps (voir ci-dessous). Un seuil à 0 h offre la contrepartie à tout inscrit, sans condition. Sous le seuil, le formulaire vous dit quand elle deviendra disponible.
Le formulaire Créer une contrepartie, rempli pour un t-shirt à 4 h de temps réalisé

Un t-shirt dès 4 heures de bénévolat

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Réglez la portée, les exemplaires et l'audience

  • Portée : Une fois pour l’événement, ou Chaque jour travaillé pour un repas ou une boisson par jour.
  • Exemplaires : combien chaque bénévole en reçoit, par exemple deux boissons par jour.
  • Audience : Tous les bénévoles, Un poste ou Une équipe.
Cliquez sur Créer.

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Base de temps et seuil

Le seuil compte toutes les heures du bénévole sur l’événement, quel que soit le poste. La base de temps dit lesquelles : Le Temps pointé demande le module Gestion des présences. Un responsable de poste compte aussi le temps où il encadre son poste. Avec le temps réalisé ou pointé et un seuil, le bénévole est prévenu dès qu’il l’atteint. L’audience choisit qui y a droit, pas ce qui compte : un bénévole qui a fait 6 h, dont 2 h au bar, compte 6 h pour une contrepartie réservée au bar.

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Savoir combien en commander

Chaque carte affiche une prévision, par exemple « 5 bénévoles atteindront le seuil, soit 5 exemplaires ». Elle se lit sur les créneaux inscrits, jour par jour pour une contrepartie de chaque jour travaillé. Elle suit les inscriptions : consultez-la juste avant de passer commande.

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Date limite de retrait

Sans date, une contrepartie se retire jusqu’à 48 h après la fin de l’événement. Pour un repas de remerciement la semaine suivante, choisissez une date dans À retirer jusqu’au. Une contrepartie de chaque jour travaillé se retire toujours le jour même.

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Modifier, archiver ou supprimer

Le menu d’actions (⋮) de chaque carte propose Modifier, Archiver et Supprimer.
  • Supprimer n’est proposé que tant que personne ne l’a reçue.
  • Archiver la retire aux bénévoles qui ne l’ont pas encore reçue. Ceux qui l’ont reçue la gardent. Restaurer la propose de nouveau.
  • Si une modification retire la contrepartie à des bénévoles qui y avaient droit, Benevolus vous dit combien avant d’enregistrer. Une fois remise, sa portée ne change plus : archivez-la et créez-en une nouvelle.

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Ce que voient les bénévoles

Avant de s’inscrire, un bénévole voit les contreparties dans l’onglet Planning, sous Ce que vous recevez : de quoi le décider à prendre un créneau. Celles réservées à un poste s’affichent sur ce poste. Une fois inscrit, il suit sa progression dans Mon espace. Voir Recevoir vos contreparties.
Et après ? Remettez les contreparties le jour J.