Publiez votre événement pour l’ouvrir aux bénévoles, avec l’aperçu du coût selon votre mode (à la carte, forfait ou illimité).
Un événement reste en brouillon jusqu’à ce que vous le publiiez. La publication le rend visible aux bénévoles et déclenche la facturation éventuelle, selon votre mode.
Vous devez être Responsable de l’organisation. Un Coordinateur ne voit pas le bouton Publier l’événement : il prépare le brouillon, puis demande à un Responsable de le publier. Préparez vos postes et vos créneaux avant de publier : tant que l’événement est en brouillon, il n’est ni visible des bénévoles ni facturé.
Depuis votre organisation, onglet Événements, ouvrez l’événement à publier.
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Cliquez sur Publier l'événement
En haut de la page de l’événement, cliquez sur Publier l’événement. Un récapitulatif s’affiche avant toute validation.
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Vérifiez le coût, puis confirmez
Le récapitulatif indique le nombre d’affectations planifiées et le coût correspondant à votre mode. Cliquez sur Publier pour confirmer, ou sur Annuler pour revenir au brouillon.
Une fois publié, l’événement est visible de vos membres, mais ses inscriptions restent fermées jusqu’à ce que vous les ouvriez. Un Coordinateur ou un Responsable peut s’en charger.
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Choisissez le statut des inscriptions
Ouvrez l’onglet Paramètres de l’événement. Dans Statut des inscriptions, choisissez Inscriptions ouvertes. Pour ouvrir à une date précise, choisissez Inscriptions planifiées, puis indiquez le Début des inscriptions. Pour les fermer à une date, activez Fin des inscriptions : la date proposée est le début de l’événement, et vous pouvez la changer. Chaque choix est enregistré aussitôt.
Des inscriptions planifiées, avec une date de fin
En haut de la page de l’événement, un badge rappelle ensuite l’état des inscriptions. Cliquez dessus pour revenir à ce réglage.
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Prévenez vos membres
Cliquez sur Notifier les membres : chaque membre reçoit l’annonce de l’événement, par notification et par e-mail. Plus tard, pour relancer ceux qui ne sont inscrits à aucun créneau, ouvrez l’onglet Postes, puis Actions et Rappeler les non-inscrits.
Pour éviter qu’un bénévole enchaîne les créneaux sans pause, réglez aussi le temps de repos dans le même onglet.
Le montant affiché dépend de votre mode (détails dans Plans et tarifs) :
À la carte : gratuit jusqu’à 25 affectations. Au-delà, le prix suit la courbe dégressive et une facture est émise à la publication.
Forfait annuel : la publication puise dans votre réserve. Tant qu’il reste des affectations, c’est gratuit ; au-delà, le dépassement est facturé au tarif réduit de votre palier.
Illimité : la publication est toujours gratuite.
Affectations ajoutées après la publication. Une fois l’événement publié, chaque nouvelle affectation (un bénévole qui s’inscrit) est facturée en supplément. Le tarif dépend de la taille de l’événement (3 CHF par affectation jusqu’à 100, 2 CHF de 101 à 300, 1 CHF au-delà) et il est rappelé dans la fenêtre de publication.
Rien n’est facturé tant que l’événement est en brouillon. Vous pouvez ajuster vos postes et vos créneaux autant que nécessaire avant de publier.
Si un montant est dû, Benevolus génère une facture à régler par virement. Elle est envoyée par e-mail à la personne qui a publié, et reste disponible dans l’onglet Licences. Voir Factures et paiement.
